Das Kommunikationskonzept

Die vier Schritte zum Konzept

Im Folgenden stelle ich die vier Schritte vor, die man idealerweise bei der Erstellung eines Kommunikationskonzeptes geht. Diese gliedern sich in:

1. Analyse
2. Strategie
3. Massnahmen
4. Erfolgskontrolle

Am Anfang macht es vielleicht Sinn, ein Brainstorming durchzuführen. Denn, die geordnete Arbeit kann auch blockieren.

1. Analyse

Das Ziel des Konzeptes ist es, ein Werkzeug zur Hand zu haben, mit dem Sie den Grundstein setzen für alle weiteren Schritte. In der Analyse sollten Sie sich somit verschiedene Fragen stellen. Die zentrale Frage mag sein, welche Erwartungen Sie am Konzept haben. Die W-Fragen geben eine Orientierung und helfen, das Konzept zu gliedern. Formulieren Sie allgemein, nicht zu eng. Allerdings sollten Sie sich Gedanken machen, welchen Zeitplan eingehalten werden soll.
Zur Analyse gehört auch der Einbezug der Unternehmensstrategie. Fragen Sie sich, was die Ziele sind und was schon getan wurde. Hinterfragen Sie kritisch, ob die bisherigen Massnahmen auch funktioniert haben.
In einem weiteren Schritt überlegen Sie sich, wie die Rahmenbedingungen aussehen, d.h. vom Budget, vom Personal oder Ressourcen. Dazu überlegen Sie sich, was Sie persönlich leisten können oder wollen und welche Dinge Sie extern geben möchten?
Des Weiteren, überlegen Sie, welche Themen es in Bezug auf Ihr Umfeld beachten gilt.
Wie bewerten Sie selbst die Situation? Nun fragen Sie sich, wie Ihr Gefühl ist, nachdem Sie die vorherigen Fragen beantwortet haben?

2. Strategie

Wie ist die Zielsetzung, was ist das Ziel, dass mit dem Konzept erreicht werden soll? Es ist wichtig, diese detailliert zu formulieren

Wer sind die Zielgruppen, gekennzeichnet nach Priorität. Viele Massnahmen sind auf diese Prioritäten abgestimmt.

Was ist Ihre Positionierung. Welche Kernthemen sollen an die Öffentlichkeit gelangen? Ein Tipp, verzetteln Sie sich nicht auf zu viele Botschaften - 2-3 genügen.

Wie wird das ganze umgesetzt. Welche Ressourcen werden dafür mobilisiert.

3. Massnahmen

Hier werden die Massnahmen festgelegt, wie die Ziele erreicht werden. Die Ressourcen sind die bedingenden Elemente. Oftmals erzielt man mit ganz gezielten, wenigen Massnahmen vielmehr, als wenn man blind alles ausprobiert. Es gilt, das Gesamtbudget vor Augen zu halten. Dazu gilt es, die einzelnen Massnahmen kritisch zu hinterfragen.

In welchen Zeitfenstern sollten diese durchgeführt werden. Es gibt viele Termine im Jahr, die die Massnahmen von Aussen einschränken. Nehmen Sie sich einen Kalender zur Hand und tragen Sie die Massnahmen. Diese sollten gleichmässig übers Jahr verteilt werden. Beachten Sie die Planungs- und Umsetzungsvorbereitungen mit ein. Mit der Zeit erhalten Sie ein Gespür für das Machbare.

4. Die Erfolgskontrolle

Kein Konzept ohne Erfolgskontrolle - das Konzept geht nahtlos in die Kontrolle rüber, und bildet die Basis für den nächsten Prozesszyklus.

Die Massnahmen können zum Beispiel quantitativ überprüfte werden. Zum Beispiel, der Tag der offenen Tür. Wie viele Eltern kommen eigentlich? Die Frage schliesst sich an, wie Sie diese Kontrollen durchführen. Diese sollten also umsetzbar sein.

Anspruchsvoller sind oftmals die qualitativen Erfolgskontrollen. Wie führen Sie zum Beispiel am Tag der offenen Tür eine Kontrolle über den allgemeinen Eindruck von den Veranstaltungen durch?

Firmen / Schulpräsentation

Wie sollte Ihre Schule gegenüber Eltern dargestellt und präsentiert werden? Wichtig ist es, einheitliche Kernaussagen an Mitarbeiter, Lehrer und Schülern zu vermitteln.

Was ist Inhalt einer Firmenpräsentation

Dazu zählt man zum Beispiel ein paar Fakten, wie Mitarbeitergrösse, Umsatz etc.

• Positionierung - was macht meine Schule anders
• Produkt- und Leistungsspektrum - je nachdem, wie Ihre Schule ist, können Sie diese in einzelnen Abschnitten dargestellt werden.
• Widmen Sie einen eigenen Bereich dem Kundennutzen. Was hat der Kunde davon, wenn er mit Ihnen arbeitet.
• Kundenreferenzen - nennen Sie entweder allgemeine Bereiche, in denen Sie tätig sind, falls die Namensnennung nicht möglich ist oder nennen Sie den Einsatz Ihrer Lösungen konkreten Kunden - eventuell mit einem Zitat.
• Falls Sie Dienstleistungen mit Kooperationspartnern anbieten, nennen Sie diese. Einerseits ist es nur fair Ihrem Partner gegenüber, andererseits sieht der Kunde, dass Sie fähig sind, über Ihr eigentliches Angebot weitere Bereiche zu bedienen oder flexibel auf weitere Anforderungen zu reagieren können.
• Schliesslich braucht es jeweils Kontaktdaten, die Sie in jeglicher Form weitergeben können.

Technik / Umsetzung

Die einfachste, wenn auch nicht eleganteste ist die Powerpoint Präsentation.

Diese sollte kurz, prägnant und einheitlich dargestellt sein. Achten Sie auf die Grafiken und Fotos, nutzen Sie eventuell auch solche, die Sie zum Beispiel auf der Webseite eingesetzt haben, dies erhöht den Wiedererkennungseffekt. Beachten Sie die CI Vorgaben.

Die eigene Webseite

Die Webseite ist ein zentrales Element in der Unternehmenskommunikation. Hier gilt es, das beste daraus zu machen. Hier stellt sich zuerst einmal die Frage nach dem Inhalt und der Struktur der Webseite.

Grundsätzlich sollte man von der Aussensicht an das Konzept einer Webseite angehen. Die Leitfragen dazu lassen sich danach formulieren, mit welchen Anliegen ein Besucher / Kunde an Sie gelangt. Diese Fragen lassen sich auf die Webseiteninhalte und -struktur übertragen. Des Weiteren müssen die Begrifflichkeiten auf der Seite zu finden sein, die er auch erwartet. Auch müssen die Inhalte ständig aktualisiert und damit altes von der Seite genommen werden. Das schwierigste ist wohl die Struktur durch Untermenüs zu finden.

Schliesslich sollte auch auf jeder Webseite ein Impressum vorhanden sein, das die Verantwortlichen des Auftritts, der Inhalte und Bilder offenlegt, und eine eindeutige Kontaktangabe.